Мета створення програми «Знай свого контрагента»

Мета створення програми є розроблення та впровадження ефективної системи внутрішнього контролю, умовами договорів, на підставі яких надаються послуги, які мають забезпечити спроможність здійснювати якісну оцінку ризиків, проведення на постійній основі моніторингу ділових відносин та фінансових операцій, що здійснюються в процесі таких відносин, також на предмет відповідності таких фінансових операцій наявній інформації про контрагента, його діяльність та ризик, уключаючи в разі необхідності інформацію про джерело коштів, пов'язаних з фінансовою(ми) операцією(ми); забезпечити актуальність отриманих документів, даних та інформації про контрагента; поглиблену перевірку контрагента в передбачених законодавством з питань запобігання легалізації кримінальних доходів/фінансування тероризму та внутрішніми документами випадках.

Загальні положення та визначення понять для проведення процедури «Знай свого контрагента»

Ця програма розроблена відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (далі - Закон), з метою запобігання використанню компанії для легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

Вимоги цій програми поширюються на всі підрозділи компанії (далі - Компанія).

У ції програмі терміни і поняття вживаються в таких значеннях:

компанія – суб'єкт, який купує товар у постачальника та на підставі ліцензії на оптову торгівлю тютюновими виробами, здійснює оптову реалізацію Товару на умовах Договору поставки, та на підставі ліцензії на роздрібну торгівлю тютюновими виробами здійснює роздрібний продаж.

постачальник – суб’єкт господарювання, який зареєстрований в установленому чинним законодавством України порядку, має усі необхідні дозвільні документи та здійснює продаж (постачання) Компанії вироблених, імпортованих або придбаних ним Товарів.

товар – тютюнові вироби, зокрема сигарети, що призначені для куріння кінцевими споживачами, тютюн та замінники тютюну, тютюнові екстракти та есенції, системи для нагрівання тютюну, електронні сигарети та інші, які виробляються, імпортуються, експортуються, продаються чи купуються.

склад – нежитлове приміщення, яке призначено для зберігання оптових партій Товару та внесено до Єдиного державного реєстру місць зберігання.

контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції, за якою відбувається передавання активів;

вивчення фінансової діяльності контрагента - проведення порівняльного аналізу інформації, отриманої під час здійснення аналізу фінансових операцій контрагента, з інформацією, отриманою під час установлення ділових (договірних) відносин;

відповідальний працівник компанії - працівник відповідальний за проведення фінансового моніторингу;

оцінка фінансового стану - узагальнення та аналіз інформації/документів з метою забезпечення встановлення достатності/недостатності реальних фінансових можливостей контрагента;

публічні особи - особи, які відповідно до Закону є національними, іноземними публічними діячами, діячами, які виконують політичні функції в міжнародних організаціях;

ризик репутації - це наявний або потенційний ризик для надходжень і капіталу, який впливає на спроможність встановлювати нові відносини з контрагентами, надавати нові послуги або підтримувати наявні відносини, та може призвести) до фінансових втрат або зменшення клієнтської бази, притягнення до адміністративної, цивільної або кримінальної відповідальності;

Інші терміни та поняття, які вживаються в Програмі, застосовуються в значеннях, визначених Законами України, нормативно-правовими актами та центральними органами виконавчої влади з формування та забезпечення реалізації державної політики у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

Процедура прийняття рішення про співробітництво

На етапі аналізу Контрагентів, потенційний Контрагент, а також існуючий Контрагент з яким укладено договір поставки та відносно якого буде здійснюватися ідентифікація, повинні надати Компанії такі відомості:

1. Повне та скорочене найменування (у разі наявності).

2. Організаційно-правова форма.

3. Форма власності.

4. Місцезнаходження.

5. Кількість працівників.

6. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ.

7. Дата державної реєстрації.

8. Дата та номер запису в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

9. Номери контактних телефонів і факсів.

10. Відокремлені підрозділи (філії, представництва, відділення або інші відокремлені підрозділи).

11. Адреса електронної пошти.

12. Дата відкриття першого рахунку.

13. Результат і дата оцінки репутації клієнта.

14. Рівень ризику проведення фінансових операцій з легалізації кримінальних доходів/фінансування тероризму.

15. Дата первинного заповнення анкети.

15^-1. Дата верифікації клієнта.

16. Дата здійснення та заходи щодо здійснення поглибленої перевірки клієнта.

17. Дата внесення до анкети останніх змін.

18. Ідентифікаційні дані осіб, які мають право розпоряджатися рахунками [інформація про яких унесена до картки зі зразками підписів і відбитка печатки (за наявності)] та/або майном; ідентифікаційні дані представника клієнта (крім інших осіб, які перебувають у трудових відносинах із клієнтом).

19. Відомості про виконавчий орган.

20. Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) керівника або особи, на яку покладено функції з керівництва та управління господарською діяльністю.

21. Дані про фізичних осіб, які є кінцевими бенефіціарними власниками (контролерами).

22. Відомості про структуру власності (пряме володіння) із зазначенням частки.

23. Інформація про належність осіб, зазначених у пунктах 18, 20 та 21, до публічних осіб, до осіб, близьких або пов'язаних із публічними особами.

24. Інформація про материнську компанію, корпорацію, холдингову групу, промислово-фінансову групу або інше об'єднання, членом якого є клієнт, дочірні підприємства.

25. Розмір статутного капіталу.

26. Вид (види) господарської (економічної) діяльності.

27. Зміст діяльності.

28. Ліцензії (дозволи) на право здійснення певних операцій (діяльності) (найменування, серії, номери, ким видані, термін дії).

29. Послуги банку (продукти), якими користується клієнт.

30. Рахунки, що відкриті в банку.

31. Джерела надходження коштів та інших цінностей на рахунки клієнта. 

32. Оцінка відповідності фінансових операцій клієнта змісту його діяльності.

33. Оцінка відповідності фінансових операцій клієнта його фінансовому. 

34. Дата відмови від установлення/підтримання (розірвання) ділових (договірних) відносин.

Відповідальний працівник компанії зобов'язаний пересвідчитися в чинності (дійсності) поданих контрагентом документів та відповідності їх оформлення вимогам законодавства України до встановлення ділових (договірних) відносин, вчинення правочинів, проведення фінансової операції.

Відповідальний працівник компанії зобов'язаний підтверджувати вжиті заходи та отримані результати щодо ідентифікації, верифікації, вивчення клієнта [у тому числі оцінки (уточнення оцінки) фінансового стану], уточнення/додаткового уточнення інформації про клієнта, поглибленої перевірки клієнта, наданої клієнтом/представником клієнта/особою, від імені або за дорученням чи в інтересах якої проводиться фінансова операція, інформації на підставі офіційних документів та/або інформації, одержаної від клієнта (представника клієнта) і засвідченої ним, а також з інших джерел, якщо така інформація є публічною (відкритою).

Рішення про встановлення договірних відносин приймається з урахуванням результатів проведеної оцінки.

Існуючи Контрагенти зобов’язані не частіше ніж один раз на рік надавати Компанії усі документи та інформацію згідно цієї Програми або підтверджувати її актуальність.

У разі внесення змін в надані Компанії документи або якщо змінилася будь-яка надана Компанії інформація згідно цієї Програми, Контрагент зобов’язаний повідомити Компанію у письмовій формі про такі зміни з наданням підтверджуючих документів протягом 10 календарних днів з дня настання таких змін.

Компанія залишає за собою право здійснити перевірку Контрагента та наданої ним інформації та документів на будь-якому етапі співпраці шляхом надсилання Контрагентові відповідного запиту. Перевірка Контрагента може бути здійснена уповноваженими представниками Компанії шляхом відвідування Контрагента та його точок продажу Товару.

Уся інформація, що буде отримана сторонами у процесі взаємовідносин за цією Програмою не підлягає розголошенню третім особам, як зі сторони Компанії, так і зі сторони Контрагентів та не повинна порушувати норми чинного законодавства